Een busje te veel op de weg kost ons geld. Een busje te weinig kost jou een consument die zijn pakket morgen niet krijgt. Die beslissing nemen we de dag ervoor, op basis van precies één getal: hoeveel zendingen komen er binnen?
Trunkrs voorspelt jouw zendingvolume met een eigen forecastmodel dat je bezorghistorie combineert met de dag van de week en de dag in de maand. Voor de overgrote meerderheid van onze klanten is dat model scherper dan een handmatige inschatting. Je hoeft dus niet dagelijks een forecast in te vullen. We vragen alleen om input op de momenten die geen model uit data kan halen: starts, stops, feestdagen en campagnes.
Elke bezorgdag begint met één vraag
Hoeveel zendingen komen er morgen binnen? Op dat getal plannen we alles. Hoeveel bussen er klaarstaan, hoeveel mensen er in de hub sorteren, hoe de routes eruitzien en hoeveel ruimte er per rit overblijft.
Zit dat getal te hoog, dan staan er koeriers klaar voor pakketten die niet komen. Zit het te laag, dan proppen we jouw zendingen in routes die al vol zitten. En dat merkt de consument, want een propvolle route is een route waarop de bezorger achterloopt.
Daarom is jouw zendingvolume voorspellen niet alleen ons probleem. Een forecast die klopt, is de goedkoopste kwaliteitsverbetering die er bestaat in dit vak. Er komt geen enkele technologie aan te pas, alleen een getal dat een beetje in de buurt zit.
Hoe ons forecastmodel jouw volume voorspelt
Ons forecastmodel voorspelt per klant het volume van de volgende bezorgdag, op basis van drie signalen: je eigen bezorghistorie, de dag van de week en de dag in de maand. Die combinatie is belangrijk, want een webshop die op maandag piekt gedraagt zich anders dan een webshop die aan het eind van de maand piekt. Het model rekent per klant, niet met een gemiddelde over ons hele netwerk.
Dat laatste is precies waarom het werkt. Jouw patroon is jouw patroon. Als jij structureel op donderdag drie keer zoveel doet als op maandag, dan weet het model dat, ook al is dat voor de rest van onze klanten totaal niet zo.
We hebben dit jaar de focus verlegd naar T1, de voorspelling voor morgen, in plaats van T7, de voorspelling voor volgende week. Dat voelt misschien als een stap terug, maar het tegenovergestelde is waar. Korter op de bal zitten betekent dat we sneller bijstellen als het misgaat, en dat we binnen dagen zien of een aanpassing werkt in plaats van binnen maanden. Krijgen we goede informatie over volgende week, dan verbetert dat de T7 uiteraard net zo hard mee.
En het werkt. Niet voor iedereen, en niet altijd, maar voor de overgrote groep klanten (inclusief onze grootste verzenders) zit de voorspelling binnen de marges waar we op plannen. Zonder dat die klanten daar iets voor hoeven te doen.
Waarom je niet elke dag hoeft te forecasten
Hier wijken we bewust af van wat je van een vervoerder verwacht.
We hebben getest wat er gebeurt als we het model álles laten bepalen, en we hebben getest wat handmatige invoer in het portal daadwerkelijk oplevert. De uitkomst was ontnuchterend en bevrijdend tegelijk: buiten een paar duidelijk aanwijsbare situaties voegt dagelijks invullen weinig toe. Vaak is het model gewoon scherper, en nog vaker is de invoer neutraal. Moeite voor niets, dus.
Dat is voor ons reden om je juist minder te vragen. Ik vind een vervoerder die zijn klanten dagelijks huiswerk geeft, iemand die zijn eigen werk niet af heeft. Als wij met jouw historie een goede voorspelling kunnen maken, dan is dat ons werk, niet het jouwe.
Dus: blijf van die forecast af, tenzij je iets weet dat wij niet kunnen weten. Dan willen we het juist heel graag horen.
De vier momenten waarop wij het echt niet kunnen weten
Een forecastmodel kan alleen patronen zien die al in de data zitten. Bij een nieuwe start, een pauze, een feestdag of een campagne is er geen patroon, en dan hebben we jou nodig. Dit zijn de vier situaties waarin een forecast doorgeven in het portal het verschil maakt tussen een goede en een slechte bezorgdag.
Je bent net gestart. Geen historie betekent geen voorspelling. De eerste weken rekent het model met vrijwel niets, dus vul je verwachte volume in tot je een paar weken meeloopt. Daarna neemt het model het over.
Je stopt of pauzeert. Dit is de vervelendste van de vier, want het model blijft sporen van je oude volume oppikken. Wij plannen dan capaciteit voor pakketten die nooit komen. In het portal zet je je volume nu in één handeling op 0 voor acht weken vanaf een datum die je zelf kiest.
Feestdagen en seizoenspieken. Wij kennen de kalender, maar jij weet wat Sinterklaas of Black Friday met jouw specifieke assortiment doet. Dat verschilt enorm per webshop en dat is niet iets wat wij voor je kunnen verzinnen.
Een campagne of actie. Een nieuwsbrief die goed valt, een samenwerking met een influencer, een uitverkoop die harder loopt dan verwacht. Dit is de categorie waar we het vaakst achteraf horen dat er iets speelde. Eén regel in het portal, met de reden erbij, en we plannen erop.
Wat we in het portal hebben verbouwd
Als we je alleen op deze vier momenten om input vragen, dan moet dat invullen ook nergens op stuklopen. Dus hebben we het portal aangepakt.
Je ziet nu grafieken die je je eigen forecastkwaliteit voorhouden: jouw forecast, onze forecast en de werkelijke aantallen, naast elkaar in één beeld. Geen tabel die je moet interpreteren, maar een lijn die je in twee seconden leest. Zat jij ernaast of zaten wij ernaast? Dat is nu geen discussie meer.
Daarnaast staat je rapportcijfer direct in beeld, zonder dat je erom hoeft te vragen.
Het rapportcijfer, en waarom we je bellen bij een onvoldoende
Elke dag dat jouw volume buiten de afgesproken marge valt, gaan er twee punten af van een weekscore die begint op 10. Voor kleine en middelgrote verzenders is die marge 50 zendingen, voor grote verzenders 100 zendingen of 20 procent, zoals contractueel vastgelegd. Vijf dagen binnen de marge is een 10, vijf dagen buiten de marge een 0.
Zakt die score naar een onvoldoende, dan rolt er om 14:00 automatisch een ticket uit ons systeem, zodra de data van die dag binnen is. Daar zit een SLA van 24 uur op. Iemand van ons kijkt dus binnen een dag naar jouw cijfers.
En dan pakken we de telefoon. Niet om af te rekenen, echt niet. In de meeste gevallen blijkt er een sluiting, een campagne of een verhuizing te spelen waar wij simpelweg niets van wisten. Dan hebben we in vijf minuten de forecast bijgesteld en is het probleem weg.
Wat we ook doen: we controleren of een doorgegeven forecast de voorspelling daadwerkelijk verbetert. Jouw input krijgt voorrang op onze berekening, want jij kent je campagnes beter dan wij. Maar als een ingevulde forecast structureel verder van de werkelijkheid ligt dan ons model, dan bellen we daarover. Het doel is een goede forecast, niet het hebben van een forecast.
Slimme techniek als basis, korte lijnen als versterking
Het idee achter dit alles is simpel: laat het model doen waar het goed in is, en vraag de klant alleen om wat alleen de klant weet. Techniek waar het kan, samenwerking waar het moet.
Log een keer in en kijk hoe scherp we jouw zendingvolume voorspellen. Wij deden dat zelf ook bij een paar klanten en dat leverde meteen drie gesprekken op die we anders nooit hadden gehad.
Veelgestelde vragen over zendingvolume voorspellen
Moet ik elke dag een forecast invullen?
Nee. Ons forecastmodel rekent dagelijks met jouw eigen bezorghistorie en is voor de meeste verzenders scherper dan een handmatige inschatting. Je hoeft alleen een forecast door te geven als je iets weet dat niet in de data zit: je bent net gestart, je stopt of pauzeert, er komt een feestdag of seizoenspiek aan, of je zet een campagne live.
Wat gebeurt er als ik helemaal geen forecast doorgeef?
Dan plannen we op onze eigen voorspelling, en in de meeste gevallen gaat dat goed. Het gaat mis in vier situaties: bij een nieuwe start is er geen historie, bij een stop blijft het model je oude volume oppikken, en bij feestdagen en campagnes ontbreekt de aanleiding in de data. In die gevallen willen we het echt van je horen.
Hoe wordt mijn rapportcijfer berekend?
Je begint elke week op een 10. Elke dag dat je werkelijke volume buiten de marge valt, gaan er twee punten af. De marge is 50 zendingen voor kleine en middelgrote verzenders en 100 zendingen of 20 procent voor grote verzenders. Zo ontstaat een weekscore van 10, 8, 6, 4, 2 of 0, die je direct in het portal terugziet.
Kan ik een forecast aanpassen nadat ik hem heb ingevuld?
Ja. Je kunt een forecast op elk moment bijstellen, en dankzij versioning zie je precies terug wat er wanneer is ingevuld en door wie. Handig als meerdere mensen in jouw team toegang hebben tot het portal, want dan is altijd te herleiden waar een getal vandaan komt.
.svg)